用Excel接收的数据 vs 通过仪表板查看的数据 — 交付形式的变化

相同的数据，有些公司使用，有些公司不使用

即使是相同的项目，以相同的周期和质量收集数据，不同客户的数据利用度也大不相同。几年的运营经验告诉我，有一项因素可以产生巨大差异。那就是数据的接收形式。

根据数据到达的位置是负责人的下载文件夹，公司系统还是整个团队可见的屏幕，相同数据的命运会有所不同。本文总结了四种网络爬虫数据交付形式以及它们在组织中的应用方式。

四种交付形式

收集到的数据基本上以原始数据形式提供，接收方式主要有四种。

还有一种方式是，我们将收集·分析的数据以仪表板界面的形式呈现。即使没有开发人员，多个部门也可以查看相同的界面并确认趋势。

Excel的陷阱：数据仅存在于“接收周”

这并不意味着Excel是一种糟糕的形式。对于一次性分析或小规模验证，Excel是最快捷的工具。问题在于持续将定期收集的数据仅以Excel形式接收时。

• 数据仅存在于打开文件的那周。如果在繁忙的周没有打开文件，那周的变化将无人知晓。
• 数据被困在负责人的个人文件夹中。如果负责人离职或更换，历史记录也将消失。
• 要比较上个月和本月的数据，需要手动合并多个文件。这增加了趋势分析的进入障碍。

数据以周为单位堆积的价值在于历史记录，单张文件是将这些历史记录切割并交付，接收方需要花费成本重新拼接。

形式的演进：从个人文件到组织界面

交付形式通常会按照以下顺序演进。

第1阶段 — Excel：一个人的分析材料

负责人下载并进行分析。作为起点是足够的，但利用范围会随着负责人的时间而扩大或缩小。

第2阶段 — 定期邮件发送：团队共享资料

按照设定的周期发送到团队邮箱。多人收到相同数据，但仍然存在“需要打开查看”的问题。

第3阶段 — API·数据库接入：公司的系统资产

数据自动堆积到公司内部系统中。即使负责人更换，历史记录仍然存在，并且可以与其他数据结合进行分析。这是适合拥有自身开发资源的组织的方式。

第4阶段 — 仪表板：组织的共用界面

收集·分析·可视化都已完成，多个部门共同查看。提供趋势和比较是基本功能，因此在会议中，“有数据吗？”的问题会变成“这个指标为什么变化如此？”。即使没有开发资源的组织也可以跳过第3阶段直接达到第4阶段。

阶段越高并不意味着越好。关键在于匹配数据的用途和形式。一个人每月分析一次的数据使用仪表板就过于了。相反，如果三个部门每周查看相同指标的数据都是通过Excel附件发送，那么形式会阻碍使用。

选择适合的形式的标准

只需考虑三个问题，通常就能找到答案。

• 谁会查看？ 如果是一个人，则使用Excel·电子邮件，如果是多个部门，则使用API·数据库接入或仪表板。
• 多久查看一次？ 如果是每季度一次，则文件足够，如果每周以上，则需要自动发送的形式。
• 历史记录重要吗？ 如果趋势·比较至关重要，则需要堆积结构（数据库·仪表板）而不是文件。

从Excel开始，随着使用范围的扩大，升级形式的路径也是自然的。由于收集系统保持不变，只需更改交付形式，因此转换成本并不高。

总结

数据的利用度与收集质量一样重要，交付形式左右着数据的利用。即使是相同的数据，如果被困在个人文件夹中，只能作为参考资料，而在组织界面上，则成为决策指标。

Hashscraper从Excel·电子邮件·API·数据库接入到仪表板构建，设计了数据在组织中实际使用的形式。网络爬虫的运营和维护由我们来负责，客户只需专注于查看数据。

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