Die gleichen Daten, aber einige Unternehmen verwenden sie, während andere es nicht tun
Selbst wenn die gleichen Elemente in derselben Qualität und Häufigkeit gesammelt werden, variiert die Datenverwendbarkeit je nach Kunde erheblich. Nach einigen Jahren Betrieb stellte ich fest, dass es einen Faktor gibt, der den Unterschied ausmacht. Es ist die Frage, in welchem Format die Daten empfangen werden.
Je nachdem, ob die Daten im Download-Ordner des Zuständigen, im Unternehmenssystem oder auf dem Bildschirm des gesamten Teams ankommen, kann das Schicksal derselben Daten unterschiedlich sein. Dieser Artikel ist ein Leitfaden zur Zusammenstellung von vier Lieferformaten für Crawling-Daten und wie sie in jeder Organisation verwendet werden.
Die vier Lieferformate
Die gesammelten Daten werden in der Regel im Rohdatenformat bereitgestellt, und es gibt im Wesentlichen vier verschiedene Empfangsmethoden.
| Integrationsmethode | Beschreibung | Geeignete Fälle |
|---|---|---|
| Excel-Download | Herunterladen der gesammelten Daten als Datei | Einmalige Analyse, kleine Datenmenge |
| E-Mail-Versand | Automatischer Versand gemäß festgelegtem Zeitplan | Regelmäßige Berichte, Team-Sharing |
| API-Integration | Abfrage über REST-API und Verbindung mit internem System | Internes System, eigenes Dashboard |
| DB-Integration | Direktes Laden in die Kundendatenbank | Große Datenmengen, internes Analyseframework |
Es gibt noch eine weitere Methode. Es handelt sich um die Bereitstellung und Analyse von Daten in Form eines Dashboard-Bildschirms. Mehrere Abteilungen können Trends auf dem gleichen Bildschirm überprüfen, auch ohne Entwicklungsressourcen.
Die Falle von Excel: Daten existieren nur in der "Empfangswoche"
Das bedeutet nicht, dass Excel ein schlechtes Format ist. Für einmalige Analysen oder kleine Überprüfungen ist Excel am schnellsten. Das Problem entsteht, wenn regelmäßig gesammelte Daten immer nur in Excel erhalten werden.
- Die Daten sind nur in der Woche verfügbar, in der die Datei geöffnet wird. Wenn sie in einer geschäftigen Woche nicht geöffnet wird, bleibt die Veränderung dieser Woche unbemerkt.
- Die Daten sind im persönlichen Ordner des Zuständigen gefangen. Wenn der Zuständige seinen Platz verlässt oder wechselt, verschwindet auch der Verlauf.
- Um den letzten Monat mit dem aktuellen Monat zu vergleichen, müssen mehrere Dateien manuell zusammengeführt werden. Der Einstieg in die Trendanalyse wird jedes Mal erschwert.
Der Wert der wöchentlich gesammelten Daten liegt nicht in den einzelnen Dateien, sondern im Verlauf. Da einzelne Dateien diesen Verlauf in Stücke schneiden und liefern, entstehen für den Empfänger zusätzliche Kosten, um sie wieder zusammenzufügen.
Die Evolution des Formats: Vom persönlichen Ordner zum organisatorischen Bildschirm
Die Lieferformate entwickeln sich in der Regel in dieser Reihenfolge.
1. Stufe — Excel: Analysematerial einer Person
Der Zuständige lädt sie herunter und analysiert sie. Der Ausgangspunkt ist ausreichend, aber der Anwendungsbereich nimmt mit der Zeit ab und zu.
2. Stufe — Regelmäßiger E-Mail-Versand: Gemeinsame Ressource des Teams
Es wird in den Team-Posteingang gemäß dem festgelegten Zeitplan geliefert. Mehrere Personen erhalten dieselben Daten, aber es gibt immer noch die Notwendigkeit, sie zu öffnen.
3. Stufe — API- und DB-Integration: Vermögenswerte des Unternehmenssystems
Die Daten werden automatisch im internen System gespeichert. Auch wenn der Zuständige wechselt, bleibt der Verlauf erhalten und es können Analysen mit anderen Daten kombiniert werden. Dies ist die Methode, die für Organisationen mit eigenen Entwicklungsressourcen geeignet ist.
4. Stufe — Dashboard: Gemeinsamer Bildschirm der Organisation
Der Bildschirm ist fertig mit Sammlung, Analyse und Visualisierung, den mehrere Abteilungen gemeinsam betrachten. Da Trends und Vergleiche standardmäßig bereitgestellt werden, ändert sich die Frage bei Besprechungen von "Haben wir Daten?" zu "Warum hat sich dieser Indikator so bewegt?". Organisationen ohne Entwicklungsressourcen können die 3. Stufe überspringen und direkt dorthin gelangen.
Es bedeutet nicht, dass eine höhere Stufe besser ist. Der Schlüssel liegt darin, die Verwendung und das Format der Daten anzupassen. Ein Dashboard für Daten, die von einer Person einmal im Monat analysiert werden, ist übertrieben. Andererseits, wenn drei Abteilungen wöchentlich betrachtete Kennzahlen als Excel-Anhänge erhalten, hindert das Format die Nutzung.
Kriterien zur Auswahl des richtigen Formats
In der Regel ergibt sich die Antwort auf diese Fragen, wenn Sie nur drei Dinge berücksichtigen.
- Wer sieht sich die Daten an? Wenn es eine Person ist, dann Excel oder E-Mail, wenn es mehrere Abteilungen sind, dann API- oder DB-Integration oder ein Dashboard.
- Wie oft werden die Daten überprüft? Wenn es einmal pro Quartal ist, reicht eine Datei aus, wenn es wöchentlich oder öfter ist, ist ein automatisches Format erforderlich.
- Ist der Verlauf wichtig? Wenn Trends und Vergleiche entscheidend sind, ist eine Struktur erforderlich, in der Daten gesammelt werden (DB oder Dashboard), anstatt einzelne Dateien zu erhalten.
Es ist ein natürlicher Weg, mit Excel zu beginnen und das Format zu verbessern, wenn die Nutzung zunimmt. Da das Datenerfassungssystem unverändert bleibt und nur das Lieferformat geändert wird, sind die Umstellungskosten nicht so hoch wie erwartet.
Zusammenfassung
Die Datenverwendbarkeit hängt ebenso stark von der Qualität der Datenerfassung ab wie vom Lieferformat. Selbst die gleichen Daten können entweder zu Referenzmaterial werden, wenn sie im persönlichen Ordner gefangen sind, oder zu Entscheidungsindikatoren, wenn sie auf dem Bildschirm der Organisation angezeigt werden.
Hashscraper entwirft das Format, in dem die gesammelten Daten tatsächlich in der Organisation verwendet werden, von Excel- und E-Mail-Integration über API- und DB-Integration bis hin zur Dashboard-Erstellung. Wir kümmern uns um den Betrieb und die Wartung des Crawlers, sodass sich unsere Kunden auf die Betrachtung der Daten konzentrieren können.
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