Una empresa que compra los datos de la competencia tres veces
Es común en una empresa. El equipo de marketing subcontrata la recopilación de precios de la competencia a una empresa externa, el equipo de ventas raspa el mismo sitio web con un interno en Python, y el equipo de productos suscribe un servicio de investigación de mercado SaaS. Tres departamentos están adquiriendo efectivamente los mismos datos tres veces, sin saberlo entre sí.
Desde la perspectiva de cada departamento, es una elección razonable. Cada uno encontró su propia forma de obtener los datos que necesitaban. Sin embargo, a nivel empresarial, resulta en costos duplicados, calidad variable y, sobre todo, una situación en la que los rastreadores que nadie supervisa funcionan silenciosamente. Este artículo aborda cómo diagnosticar este problema desde una perspectiva organizativa y diseñar una gobernanza que centralice la recopilación.
Tres costos generados por la recopilación dispersa
1. Costos de adquisición duplicados
Cuando varios departamentos adquieren los mismos datos por separado, la capacidad de negociación se dispersa y los gastos totales aumentan más de lo necesario. Aunque cada contrato sea pequeño por separado, en conjunto suelen representar una suma considerable.
2. Riesgo de rastreadores en la sombra
Scripts creados por individuos, herramientas implementadas sin revisión: la recopilación que la empresa desconoce continúa. Puede no haber pasado por revisión legal, y si el responsable se va, se convierte en una caja negra que nadie puede tocar. La situación más peligrosa es cuando surge un problema y la empresa afirma no haber sabido que se estaba realizando esa recopilación.
3. Datos no confiables
Si los departamentos tienen diferentes métodos, criterios y frecuencias de recopilación, los números pueden diferir incluso para el mismo 'precio de la competencia'. Si en una reunión directiva los datos de los departamentos no coinciden, la discusión basada en datos se convierte en un debate sobre "¿cuál es el número correcto?".
Causa: Delegar la recopilación como 'responsabilidad de los departamentos'
La raíz de este problema radica en dejar que cada departamento resuelva la recopilación de datos por sí mismo. Mientras que los datos internos de la empresa son gestionados según estándares por la organización de datos, los datos web externos quedan descuidados fuera de esa gobernanza. Dado que la demanda está dispersa en varios departamentos y no hay una entidad que estandarice la oferta, cada uno actúa por su cuenta.
La solución es clara. Reunir la demanda y estandarizar la oferta.
Diseño de gobernanza de recopilación empresarial en 4 pasos
1. Diagnóstico: Quién está recopilando qué en este momento
En primer lugar, se identifica la recopilación dispersa. Se crea una lista de qué datos está adquiriendo cada departamento, de qué manera (subcontratación, interna, SaaS) y a qué costo. En esta etapa, suele ser cuando se descubren por primera vez los duplicados y los rastreadores en la sombra.
2. Integración: Centralizar la demanda en un solo punto
Se recopilan las demandas de cada departamento y se distingue entre demandas comunes y específicas de cada uno. Los datos superpuestos se recopilan una vez para que varios departamentos los utilicen, y los datos exclusivos de cada departamento se agregan sobre un estándar común.
3. Estandarización: Unificar el método de suministro
Se establecen estándares para el método de recopilación, criterios de calidad, formato de entrega y frecuencia de actualización. Cuando los datos entran según un estándar, los números coinciden entre departamentos, y se pueden dejar registros de origen y frecuencia en el catálogo para facilitar las auditorías.
4. Delegación: Responsabilizar a un solo lugar de la operación
La recopilación estandarizada es operada directamente por la organización interna de datos o se subcontrata externamente para gestionarla en un solo punto. La clave es convertir la recopilación en "algo que la empresa conoce y gestiona". Los rastreadores en la sombra desaparecen y, en caso de problemas, la responsabilidad está claramente definida.
Beneficios de la integración: Reducción de costos y riesgos simultáneamente
Al centralizar la recopilación en un solo punto, se resuelven los tres aspectos al mismo tiempo. La adquisición duplicada desaparece, los datos previamente desconocidos entran en el ámbito de gestión, reduciendo los riesgos legales y de cumplimiento, y al llegar los datos según un estándar, los números coinciden entre departamentos.
Al utilizar la subcontratación, la integración se acelera. Fusionar diferentes métodos internos de los departamentos lleva tiempo, pero al agregar múltiples demandas de varios departamentos sobre un único conducto de suministro estandarizado, el proceso de centralización se simplifica naturalmente. Hashscraper recopila, procesa y entrega múltiples objetivos e ítems como una sola suscripción, y puede distribuirlos en diferentes formatos (Excel, API, base de datos, tablero de control) según el departamento, cumpliendo así su función de punto central de recopilación empresarial. Al igual que los organismos reguladores subcontratan la monitorización en línea de decenas de miles de datos a través de un único conducto, también es posible centralizar grandes volúmenes de demanda de múltiples departamentos.
Preguntas frecuentes
P. ¿Se pueden cubrir las demandas de los diferentes departamentos con un solo punto central si son tan variadas?
Aunque los sitios y elementos objetivo sean diferentes, la estructura de suministro de recopilación, que implica recopilación, procesamiento y entrega, es común. Por lo tanto, es posible agregar los requisitos de cada departamento sobre un único conducto.
P. ¿Deberíamos cambiar todo lo que cada departamento ha contratado de una vez?
No necesariamente. Por lo general, se eliminan los duplicados durante el diagnóstico y se integran de manera secuencial en momentos de renovación de contratos. Solo con la consolidación de los elementos superpuestos, los costos y riesgos disminuyen.
P. ¿No se vuelve dependiente de un proveedor específico al centralizar?
Si se asegura la propiedad de los datos y el formato de entrega estándar (transferible, como Excel o API) mediante contratos, el riesgo de dependencia disminuye. El objetivo de la gobernanza es establecer no un proveedor específico, sino un 'estándar gestionado por la empresa'.
Artículos relacionados que podrían ser útiles
- Decisión de compra, construcción o subcontratación de datos externos: un marco para la toma de decisiones de compra, construcción y subcontratación
- Comparación del costo total de propiedad (TCO) entre la suscripción a rastreadores y la facturación individual: si no se compara el costo total de un año, se incurre en pérdidas
- Desde la recopilación de datos hasta la toma de decisiones: cómo los datos de rastreo se convierten en decisiones
- ¿Por qué los equipos de datos de grandes empresas renuncian a rastrear directamente?
Comience ahora mismo
El primer paso es comprender de una vez cómo se está recopilando la información dispersa en cada departamento. Si nos informa qué datos está adquiriendo y cómo, podemos diagnosticar juntos las oportunidades de ahorro y las formas de estandarización durante la integración.
